A szabályzat célja
E szabályzat célja, hogy harmonizálja az adatkezelési tevékenységek tekintetében a
szervezet egyéb belső szabályzatainak előírásait a természetes személyek alapvető
jogainak és szabadságainak védelme érdekében, valamint biztosítsa a személyes
adatok megfelelő kezelését.
A szervezet tevékenysége során teljes mértékben meg kíván felelni a személyes
adatok kezelésére vonatkozó jogszabályi előírásoknak, különösen az Európai
Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletében foglaltaknak.
A szabályzat kiadásának fontos célja továbbá, hogy megismerésével és betartásával
a szervezet alkalmazottai képesek legyenek a természetes személyek adatai
kezelését jogszerűen végezni.
Lényeges fogalmak, meghatározások
– a GDPR (General Data Protection Regulation) az Európai Unió új Adatvédelmi
Rendelete
– adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség
vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és
eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés
céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az
adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat
az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
– adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy
nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége,
így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy
megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás,
terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján,
összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve
megsemmisítés;
– adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes
adatokat kezel;
– személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre
(érintett) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes
személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító,
például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes
személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy
szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
– harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az
adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az
adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok
kezelésére felhatalmazást kaptak;
– az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és
megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az
érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező
cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes
adatok kezeléséhez;
– az adatkezelés korlátozása: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli
kezelésük korlátozása céljából;
– álnevesítés: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek
következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem
állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre
vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és
technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy
azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes
adatot nem lehet kapcsolni;
– nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált,
decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt
állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
– adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított,
tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy
az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
Az adatkezelés irányelvei
A személyes adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett
számára átlátható módon kell végezni.
A személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból
történhet.
A személyes adatok kezelésének célja megfelelő és releváns legyen, és csak a
szükséges mértékű lehet.
A személyes adatoknak pontosnak és naprakésznek kell lenniük. A pontatlan
személyes adatokat haladéktalanul törölni kell.
A személyes adatok tárolásának olyan formában kell történnie, hogy az érintettek
azonosítását csak szükséges ideig tegye lehetővé. A személyes adatok ennél
hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, ha a tárolás közérdekű
archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai
célból történik.
A személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy
szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok
megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen
elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.
Az adatvédelem elveit minden azonosított vagy azonosítható természetes személyre
vonatkozó információ esetében alkalmazni kell.
A szervezet adatkezelést végző alkalmazottja fegyelmi, kártérítési, szabálysértési
és büntetőjogi felelősséggel tartozik a személyes adatok jogszerű kezeléséért.
Amennyiben az alkalmazott tudomást szerez arról, hogy az általa kezelt személyes
adat hibás, hiányos, vagy időszerűtlen, köteles azt helyesbíteni, vagy
helyesbítését az adat rögzítéséért felelős munkatársnál kezdeményezni.
Személyes adatok kezelése
Mivel a természetes személyek összefüggésbe hozhatók az általuk használt
készülékek, alkalmazások, eszközök és protokollok által rendelkezésre bocsátott
online azonosítókkal, például IP-címekkel és cookie-azonosítókkal, ezért ezek az
adatok egyéb információkkal összekapcsolva alkalmasak és felhasználhatók a
természetes személyek profiljának létrehozására és az adott személy azonosítására.
Az adatkezelésre csak akkor kerülhet sor, ha az érintett személy egyértelmű
megerősítő cselekedettel, például írásbeli – ideértve az elektronikus úton tett –
vagy szóbeli nyilatkozattal önkéntes, konkrét, tájékoztatáson alapuló és
egyértelmű hozzájárulását adja az adatok kezeléséhez.
Az adatkezeléshez való hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett személy az
internetes honlap megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet. A
hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés nem minősül
hozzájárulásnak.
Hozzájárulásnak minősül az is, ha valamely felhasználó az elektronikus
szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt
végre, vagy olyan nyilatkozatot illetve cselekedet tesz, amely az adott
összefüggésben az érintett személy hozzájárulását személyes adatainak kezeléséhez
egyértelműen jelzi.
Az egészségügyi személyes adatok közé tartoznak az érintett egészségi állapotára
vonatkozó olyan adatok, amelyek információt hordoznak az érintett múltbeli,
jelenlegi vagy jövőbeli testi vagy pszichikai egészségi állapotáról. Ide tartoznak
az alábbiak:
– egészségügyi szolgáltatások céljából történő nyilvántartásba vétel;
– a természetes személy egészségügyi célokból történő egyéni azonosítása
érdekében hozzá rendelt szám, jel vagy adat;
– valamely testrész vagy a testet alkotó anyag – beleértve a genetikai
adatokat és a biológiai mintákat is – teszteléséből vagy vizsgálatából
származó információk;
– az érintett betegségével, fogyatékosságával, betegségkockázatával,
kórtörténetével, klinikai kezelésével vagy fiziológiai vagy orvosbiológiai
állapotával kapcsolatos információ, függetlenül annak forrásától, amely
lehet például orvos vagy egyéb egészségügyi dolgozó, kórház, orvostechnikai
eszköz vagy diagnosztikai teszt.
A genetikai adatot olyan, a természetes személy örökölt vagy szerzett genetikai
jellemzőivel összefüggő személyes adatként kell meghatározni, és amely az érintett
személytől vett biológiai minta elemzésének – különösen kromoszómaelemzésnek,illetve a dezoxiribonukleinsav (DNS) vagy a ribonukleinsav (RNS) vizsgálatának,
vagy az ezekből nyerhető információkkal megegyező információk kinyerését lehetővé
tevő bármilyen más elem vizsgálatának – az eredménye.
A gyermekek személyes adatai különös védelmet érdemelnek, mivel ők kevésbé
lehetnek tisztában a személyes adatok kezelésével összefüggő kockázatokkal,
következményeivel és az ahhoz kapcsolódó garanciákkal és jogosultságokkal. Ezt a
különös védelmet főként a gyermekek személyes adatainak olyan felhasználására kell
alkalmazni, amely marketingcélokat, illetve személyi vagy felhasználói profilok
létrehozásának célját szolgálja.
A személyes adatokat olyan módon kell kezelni, amely biztosítja azok megfelelő
szintű biztonságát és bizalmas kezelését, többek között annak érdekében, hogy
megakadályozza a személyes adatokhoz és a személyes adatok kezeléséhez használt
eszközökhöz való jogosulatlan hozzáférést, illetve azok jogosulatlan
felhasználását.
A pontatlan személyes adatok helyesbítése vagy törlése érdekében minden ésszerű
lépést meg kell tenni.
Az adatkezelés jogszerűsége
A személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
• az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét
célból történő kezeléséhez;
• az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az
érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett
kérésére történő lépések megtételéhez szükséges;
• az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez
szükséges;
• az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú
érdekeinek védelme miatt szükséges;
• az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi
jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához
szükséges;
• az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek
érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget
élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai,
amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az
érintett gyermek.
A fentiek értelmében az adatkezelés jogszerűnek minősül, ha arra valamely
szerződés vagy szerződéskötési szándék keretében van szükség.
Ha az adatkezelésre az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése
keretében kerül sor, vagy ha az közérdekű feladat végrehajtásához, illetve
közhatalmi jogosítvány gyakorlásához szükséges, az adatkezelésnek az uniós jogban
vagy valamely tagállam jogában foglalt jogalappal kell rendelkeznie.
Az adatkezelést jogszerűnek kell tekinteni akkor, amikor az az érintett életének
vagy más fent említett természetes személy érdekeinek védelmében történik. Más
természetes személy létfontosságú érdekeire hivatkozással személyes adatkezelésre
elvben csak akkor kerülhet sor, ha a szóban forgó adatkezelés egyéb jogalapon nem
végezhető.
A személyes adatkezelés néhány típusa szolgálhat egyszerre fontos közérdeket és
az érintett létfontosságú érdekeit is, például olyan esetben, amikor az
adatkezelésre humanitárius okokból, ideértve, ha arra a járványok és terjedéseik
nyomon követéséhez, vagy humanitárius vészhelyzetben, különösen természeti vagy
ember által okozott katasztrófák esetében van szükség.
Az adatkezelő – ideértve azt az adatkezelőt is, akivel a személyes adatokat
közölhetik – vagy valamely harmadik fél jogos érdeke jogalapot teremthet az
adatkezelésre. Az ilyen jogos érdekről lehet szó például olyankor, amikor releváns
és megfelelő kapcsolat áll fenn az érintett és az adatkezelő között, például olyan
esetekben, amikor az érintett az adatkezelő ügyfele vagy annak alkalmazásában áll.
Személyes adatoknak a csalások megelőzése céljából feltétlenül szükséges kezelése
szintén az érintett adatkezelő jogos érdekének minősül. Személyes adatok közvetlen
üzletszerzési célú kezelése szintén jogos érdeken alapulónak tekinthető.
A jogos érdek fennállásának megállapításához mindenképpen körültekintően meg kell
vizsgálni többek között azt, hogy az érintett a személyes adatok gyűjtésének
időpontjában és azzal összefüggésben számíthat-e ésszerűen arra, hogy
adatkezelésre az adott célból kerülhet sor. Az érintett érdekei és alapvető jogai
elsőbbséget élvezhetnek az adatkezelő érdekével szemben, ha a személyes adatokat
olyan körülmények között kezelik, amelyek közepette az érintettek nem számítanak
további adatkezelésre.
Az érintett adatkezelő jogos érdekének minősül a közhatalmi szervek,
számítástechnikai vészhelyzetekre reagáló egység, hálózatbiztonsági incidenskezelő
egységek, elektronikus hírközlési hálózatok üzemeltetői és szolgáltatások nyújtói,
valamint biztonságtechnológiai szolgáltatók által végrehajtott olyan mértékű
személyes adatkezelés, amely a hálózati és informatikai biztonság garantálásához
feltétlenül szükséges és arányos.
A személyes adatoknak a gyűjtésük eredeti céljától eltérő egyéb célból történő
kezelése csak akkor megengedett, ha az adatkezelés összeegyeztethető az
adatkezelés eredeti céljaival, amelyekre a személyes adatokat eredetileg
gyűjtötték. Ebben az esetben nincs szükség attól a jogalaptól eltérő, külön
jogalapra, mint amely lehetővé tette a személyes adatok gyűjtését.
A személyes adatok hatóságok általi, hivatalosan elismert vallási szervezetek
alkotmányjogban vagy nemzetközi közjogban megállapított céljainak elérése
érdekében történő kezelése közérdeken alapulónak minősül.
Az érintett személy hozzájárulása, feltételek
• Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az adatkezelőnek képesnek
kell lennie annak igazolására, hogy az érintett személyes adatainak
kezeléséhez hozzájárult.
• Ha az érintett a hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja
meg, amely más ügyekre is vonatkozik, a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől
a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell közölni.
• Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A
hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás
előtti adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás megadása előtt az
érintettet erről tájékoztatni kell. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan
egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.
• Annak megállapítása során, hogy a hozzájárulás önkéntes-e, a lehető
legnagyobb mértékben figyelembe kell venni azt a tényt, egyebek mellett,
hogy a szerződés teljesítésének – beleértve a szolgáltatások nyújtását is –
feltételéül szabták-e az olyan személyes adatok kezeléséhez való
hozzájárulást, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.
• Közvetlenül gyermekeknek kínált, információs társadalommal összefüggő
szolgáltatások vonatkozásában végzett személyes adatok kezelése akkor
jogszerű, ha a gyermek a 16. életévét betöltötte. A 16. életévét be nem
töltött gyermek esetén, a gyermekek személyes adatainak kezelése csak akkor
és olyan mértékben jogszerű, ha a hozzájárulást a gyermek feletti szülői
felügyeletet gyakorló adta meg, illetve engedélyezte.
A faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti
meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a
természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok,
az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális
irányultságára vonatkozó személyes adatok kezelése tilos, kivéve, ha az érintett
kifejezett hozzájárulását adta az említett személyes adatok egy vagy több konkrét
célból történő kezeléséhez.
A büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó határozatokra és a
bűncselekményekre, illetve a kapcsolódó biztonsági intézkedésekre vonatkozó
személyes adatok kezelésére kizárólag abban az esetben kerülhet sor, ha az
közhatalmi szerv adatkezelésében történik.
Azonosítást nem igénylő adatkezelés
Ha azok a célok, amelyekből az adatkezelő a személyes adatokat kezeli, nem vagy
már nem teszik szükségessé az érintettnek az adatkezelő általi azonosítását, az
adatkezelő nem köteles kiegészítő információkat megőrizni.
Ha az adatkezelő bizonyítani tudja, hogy nincs abban a helyzetben, hogy azonosítsa
az érintettet, erről lehetőség szerint őt megfelelő módon tájékoztatja.
Az érintett személy tájékoztatása, jogai
A tisztességes és átlátható adatkezelés elve megköveteli, hogy az érintett
tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól.
Ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az érintettet arról is tájékoztatni
kell, hogy köteles-e a személyes adatokat közölni, valamint hogy az
adatszolgáltatás elmaradása milyen következményekkel jár. Ezeket az információkat
szabványosított ikonokkal is ki lehet egészíteni annak érdekében, hogy az érintett
a tervezett adatkezelésről jól látható, könnyen érthető és jól olvasható formában
általános tájékoztatást kapjon.
Az érintettre vonatkozó személyes adatok kezelésével összefüggő tájékoztatást az
adatgyűjtés időpontjában kell az érintett részére megadni, illetve ha az adatokat
nem az érintettől, hanem más forrásból gyűjtötték, az ügy körülményeit figyelembe
véve, ésszerű határidőn belül kell rendelkezésre bocsátani.
Az érintett jogosult, hogy hozzáférjen a rá vonatkozóan gyűjtött adatokhoz,
valamint arra, hogy egyszerűen és ésszerű időközönként, az adatkezelés
jogszerűségének megállapítása és ellenőrzése érdekében gyakorolja e jogát. Minden
érintett számára biztosítani kell a jogot arra, hogy megismerje különösen a
személyes adatok kezelésének céljait, továbbá ha lehetséges, azt, hogy a személyes
adatok kezelése milyen időtartamra vonatkozik,
Az érintett jogosult különösen arra, hogy személyes adatait töröljék és a
továbbiakban ne kezeljék, ha a személyes adatok gyűjtésére vagy más módon való
kezelésére az adatkezelés eredeti céljaival összefüggésben már nincs szükség, vagy
ha az érintettek visszavonták az adatok kezeléséhez adott hozzájárulásukat.
Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az
érintett számára biztosítani kell a jogot arra, hogy bármikor díjmentesen
tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.
A személyes adatok felülvizsgálata
Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges
időtartamra korlátozódjon, az adatkezelő törlési vagy rendszeres felülvizsgálati
határidőket állapít meg.
A szervezet vezetője által megállapított rendszeres felülvizsgálati
határidő: 1 év.
Az adatkezelő feladatai
Az adatkezelő a jogszerű adatkezelés érdekében megfelelő belső adatvédelmi
szabályokat alkalmaz. Ez a szabályozás kiterjed az adatkezelő hatáskörére és
felelősségére.
Az adatkezelő kötelessége, hogy megfelelő és hatékony intézkedéseket hajtson
végre, valamint hogy képes legyen igazolni azt, hogy az adatkezelési tevékenységek
a hatályos jogszabályoknak megfelelnek.
Ezt a szabályozást az adatkezelés jellegének, hatókörének, körülményeinek és
céljainak, valamint a természetes személyek jogait és szabadságait érintő
kockázatnak a figyelembevételével kell meghozni.
Az adatkezelő az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a
természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és
súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési
intézkedéseket hajt végre. E szabályzat alapján az egyéb belső szabályzatokat
felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.
Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó megfelelő nyilvántartást vezet a hatásköre
alapján végzett adatkezelési tevékenységekről. Minden adatkezelő és adatfeldolgozó
köteles a felügyeleti hatósággal együttműködni és ezeket a nyilvántartásokat
kérésre hozzáférhetővé tenni az érintett adatkezelési műveletek ellenőrzése
érdekében.
Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok
A tájékoztatás kéréshez való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül tájékoztatást kérhet arról,
hogy a szervezet milyen adatait, milyen jogalapon, milyen adatkezelési cél miatt,
milyen forrásból, mennyi ideig kezeli. A kérelmére haladéktalanul, de legfeljebb
30 napon belül, a megadott elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
A helyesbítéshez való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül kérheti bármely adatának
módosítását. Erről kérelmére haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon belül
intézkedni kell és a megadott elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
A törléshez való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül kérheti adatának törlését.
Kérelmére ezt haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon belül meg kell tenni és a
megadott elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
A zároláshoz, korlátozáshoz való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül kérheti adatának zárolását. A
zárolás addig tart, amíg a megjelölt indok szükségessé teszi az adatok
tárolását. A kérelemre ezt haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon belül meg kell
tenni és a megadott elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
A tiltakozáshoz való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül tiltakozhat az adatkezelés
ellen. A tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de
legfeljebb 15 napon belül meg kell vizsgálni, annak megalapozottsága kérdésében
döntést kell hozni és a döntésről a megadott elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
Az adatkezeléssel kapcsolatos jogérvényesítési lehetőség
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5.
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat (kukac) naih.hu
URL https://naih.hu
koordináták: É 47°30’56”; K 18°59’57”
Az érintett a jogainak megsértése esetén az adatátvevő az adatkezelő ellen
bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. A pert az érintett –
választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes
törvényszék előtt is megindíthatja.
A szervezet feladatai a megfelelő adatvédelem érdekében
– Az adatvédelmi tudatosság. Biztosítani kell a szakmai felkészültséget a
jogszabályoknak való megfeleléshez. Elengedhetetlen a munkatársak szakmai
felkészítése és a szabályzat megismerése.
– Át kell tekinteni az adatkezelés célját, szempontrendszerét, a személyes
adatkezelés koncepcióját. Az adatvédelmi és adatkezelési szabályzattal
összhangban kell biztosítani jogszerű adatkezelést és adatfeldolgozást.
– Az adatkezelésben érintett személy megfelelő tájékoztatása. Figyelni kell
arra, hogy – ha az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, – kétség
esetén az adatkezelőnek kell bizonyítania, hogy az adatkezeléshez az
érintett személy hozzájárult.
– Az érintett személynek nyújtott tájékoztatás tömör, könnyen hozzáférhető és
könnyen érthető legyen, ezért azt világos és közérthető nyelven kell
megfogalmazni és megjeleníteni.
– Az átlátható adatkezelés követelménye, hogy az érintett személy
tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól. A tájékoztatást
az adatkezelés megkezdése előtt kell megadni és a tájékoztatáshoz való jog
az adatkezelés során annak megszűnéséig megilleti az érintettet.
– Az adatkezelésben érintett személy főbb jogai a következők:
• a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférés;
• a személyes adatok helyesbítése;
• a személyes adatok törlése;
• a személyes adatok kezelésének korlátozása;
• a profilalkotás és az automatizált adatkezelésen elleni tiltakozás;
• az adathordozhatósághoz való jog.
– Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem
beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek
számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A tájékoztatási kötelezettség biztosítható egy olyan biztonságos online
rendszer üzemeltetésével, amelyen keresztül az érintett könnyen és gyorsan
hozzáférhet a szükséges információhoz.
– Át kell tekinteni a szervezet által végzett adatkezeléseket, biztosítani
kell az információs önrendelkezési jog érvényesülését. Az érintett személy
kérésére adatait késedelem nélkül törölni kell, amennyiben az érintett
személy visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulást.
– Az érintett személy hozzájárulásából félreérthetetlenül ki kell derülnie,
hogy az érintett beleegyezik az adatkezelésbe. Ha az adatkezelés az érintett
hozzájárulásán alapul, kétség esetén az adatkezelőnek kell bizonyítania,
hogy az adatkezelési művelethez az érintett hozzájárult.
– Gyermekek személyes adatkezelése esetén kiemelt figyelmet kell fordítani az
adatkezelési szabályok betartására. Közvetlenül gyermekeknek kínált,
információs társadalommal összefüggő szolgáltatások vonatkozásában végzett
személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha a gyermek a 16. életévét
betöltötte. A 16. életévét be nem töltött gyermek esetén, a gyermekek
személyes adatainak kezelése csak akkor és olyan mértékben jogszerű, ha a
hozzájárulást a gyermek feletti szülői felügyeletet gyakorló adta meg,
illetve engedélyezte.
– A személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása esetén bejelentési
kötelezettség keletkezik a felügyelő hatóság felé. Az adatkezelőnek
indokolatlan késedelem nélkül – ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután,
hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, – meg kell tenni a
bejelentést a felügyeleti hatóságnak, kivéve akkor, ha az adatvédelmi
incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személy jogait
tekintve.
– Bizonyos esetekben indokolt lehet az adatkezelőnek az adatkezelést
megelőzően adatvédelmi hatásvizsgálatot lefolytatni. A hatásvizsgálat
során meg kell vizsgálni, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a
személyes adatok védelmét hogyan érintik. Ha az adatvédelmi hatásvizsgálat
megállapítja, hogy az adatkezelés valószínűsíthetően magas kockázattal jár,
a személyes adatok kezelését megelőzően az adatkezelőnek konzultálnia kell a
felügyeleti hatósággal.
– Abban az esetben, ha a fő tevékenységek olyan adatkezelési műveleteket
foglalnak magukban, amelyek jellegüknél, hatókörüknél vagy céljaiknál fogva
az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelését teszik
szükségessé, adatvédelmi tisztviselőt kell kinevezni. Az adatvédelmi
tisztviselő kinevezése az adatbiztonság megerősítését célozza.
Adatbiztonság
Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védeni kell különösen a jogosulatlan
hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy
megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az
alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.
A nyilvántartásokban elektronikusan kezelt adatállományok védelme érdekében
megfelelő technikai megoldással biztosítani kell, hogy a nyilvántartásokban tárolt
adatok közvetlenül ne legyenek összekapcsolhatók és az érintetthez rendelhetők.
Az adatbiztonság megtervezésekor és alkalmazásakor tekintettel kell lenni a
technika mindenkori fejlettségére. Több lehetséges adatkezelési megoldás közül azt
kell választani, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja,
kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene az adatkezelőnek.
Adatvédelmi tisztviselő
Adatvédelmi tisztviselő kijelölése kötelező az alábbi kritériumok alapján:
• az adatkezelést közhatalmi szervek vagy egyéb, közfeladatot ellátó szervek
végzik, kivéve az igazságszolgáltatási feladatkörükben eljáró bíróságokat;
• az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó fő tevékenységei olyan adatkezelési
műveleteket foglalnak magukban, amelyek jellegüknél, hatókörüknél vagy
céljaiknál fogva az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű
megfigyelését teszik szükségessé;
• az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó fő tevékenységei a személyes adatok
büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó határozatokra és
bűncselekményekre vonatkozó adatok nagy számban történő kezelésére
vonatkoznak.
Amennyiben adatvédelmi tisztviselő kijelölése kötelező, akkor arra az alábbi
szabályok vonatkoznak:
Az adatvédelmi tisztviselőt szakmai rátermettség és különösen az adatvédelmi jog
és gyakorlat szakértői szintű ismerete, valamint az adatkezelés ellátására való
alkalmasság alapján kell kijelölni.
Az adatvédelmi tisztviselő az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó alkalmazottja is
lehet, de szolgáltatási szerződés keretében is elláthatja feladatait.
Az adatkezelőnek vagy az adatfeldolgozónak kötelező közzétenni az adatvédelmi
tisztviselő nevét és elérhetőségét, és azokat a felügyeleti hatósággal is közölni
kell.
Az adatvédelmi tisztviselő jogállása
Az adatkezelőnek biztosítania kell, hogy az adatvédelmi tisztviselő a személyes
adatok védelmével kapcsolatos összes ügybe megfelelő módon és időben
bekapcsolódjon. Biztosítani kell, hogy az adatvédelmi tisztviselő szakértői szintű
ismereteinek fenntartásához szükséges források rendelkezésre álljanak.
Az adatvédelmi tisztviselő a feladatai ellátásával kapcsolatban utasításokat
senkitől nem fogadhat el. Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó az adatvédelmi
tisztviselőt feladatai ellátásával összefüggésben nem bocsáthatja el és
szankcióval sem sújthatja. Az adatvédelmi tisztviselő közvetlenül az adatkezelő
vagy az adatfeldolgozó legfelső vezetésének tartozik felelősséggel.
Az érintettek a személyes adataik kezeléséhez és jogaik gyakorlásához kapcsolódó
valamennyi kérdésben az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhatnak.
Az adatvédelmi tisztviselőt feladatai teljesítésével kapcsolatban titoktartási
kötelezettség vagy az adatok bizalmas kezelésére vonatkozó kötelezettség köti.
Az adatvédelmi tisztviselő más feladatokat is elláthat, de a feladatokkal
kapcsolatban összeférhetetlenség ne álljon fenn.
Az adatvédelmi tisztviselő feladatai
• Tájékoztat és szakmai tanácsot ad az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó,
továbbá az adatkezelést végző alkalmazottak részére;
• ellenőrzi az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó személyes adatok védelmével
kapcsolatos belső szabályainak való megfelelést;
• kérésre szakmai tanácsot ad az adatvédelmi hatásvizsgálatra vonatkozóan,
valamint nyomon követi a hatásvizsgálat elvégzését;
• együttműködik a felügyeleti hatósággal.
•
Adatvédelmi incidens
Az adatvédelmi incidens a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt
vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését,
elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való
jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai,
vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek között
a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a
hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal
való visszaélést.
Az adatvédelmi incidenst indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül be
kell jelenteni az illetékes felügyeleti hatóságnál, kivéve, ha az
elszámoltathatóság elvével összhangban bizonyítani lehet, hogy az adatvédelmi
incidens valószínűleg nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és
szabadságaira nézve.
Az érintett személyt késedelem nélkül tájékoztatni kell, ha az adatvédelmi
incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személy jogaira és
szabadságára nézve, annak érdekében, hogy megtehesse a szükséges óvintézkedéseket.
Ügyviteli és nyilvántartás célú adatkezelés
A szervezet a tevékenységéhez tartozó esetekben illetve ügyviteli és
nyilvántartási célból személyes adatokat is kezelhet.
Az adatkezelés alapjául az érintett személy megfelelő tájékoztatásán alapuló
önkéntes és határozott hozzájárulás szolgál. A részletes tájékoztatás – amely
kiterjed az adatkezelés céljára, jogalapjára és időtartamára valamint az érintett
személy jogaira – után az érintettet figyelmeztetni kell az adatkezelés önkéntes
jellegére. Az adatkezeléshez való hozzájárulást írásban rögzíteni kell.
Az ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelés az alábbi célokat
szolgálja:
– a szervezet tagjainak és munkavállalóinak adatkezelése, amely jogszabályi
kötelezettségen alapul;
– a szervezettel megbízási jogviszonyban álló személyek adatkezelése
kapcsolattartási, elszámolási és nyilvántartási célból;
– a szervezettel üzleti kapcsolatban álló más szervezetek, intézmények és
vállalkozások kapcsolattartói adatai, amelyek természetes személyek
elérhetőségi és azonosítási adatai is lehetnek;
A fentiek szerinti adatkezelés egyrészről jogszabályi kötelezettségen alapul,
másrészről pedig az érintett személy kifejezetten hozzájárult adatai kezeléséhez
(például munkaszerződés céljából vagy weboldalon partnerként regisztrált, stb.)
A szervezethez írásos formában eljuttatott – személyes adatokat is tartalmazó –
dokumentumok (például önéletrajz, álláskeresési jelentkezés, egyéb beadvány, stb.)
esetében az érintett személy hozzájárulását vélelmezni kell. Az ügy lezárulta után
– további felhasználásra vonatkozó hozzájárulás hiányában – az iratokat meg kell
semmisíteni. A megsemmisítés tényét jegyzőkönyvben kell rögzíteni.
Az ügyviteli célú adatkezelés esetében a személyes adatok kizárólag az adott ügy
irataiban és a nyilvántartásokban szerepelnek. Ezen adatok kezelése a kezelés
alapjául szolgáló irat selejtezéséig tart.
Az ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelést – annak biztosítása
érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon,
– évente felül kell vizsgálni, a pontatlan személyes adatokat haladéktalanul
törölni kell.
Az ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelés esetében is biztosítani
kell a jogszabályoknak való megfelelést.
Alapvető GDPR szerinti teendők a weboldalon
Amennyiben a weboldalon regisztráció, vásárlás vagy akár jelentkezés történik, az
adatok megadását követően be kell linkelni az Adatkezelési Tájékoztatót egy ÜRES
checkbox-al, valamint az alábbi szöveggel:
A checkbox pipálásával – az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) 6. cikk (1)
bekezdés a) pontja, továbbá a 7. cikk rendelkezése alapján – hozzájárulok, hogy az
adatkezelő a most megadott személyes adataimat a GDPR, továbbá a saját
adatkezelési tájékoztatójának feltételei szerint kezelje. Tudomásul veszem, hogy a
GDPR 7. cikk (3) bekezdése szerint a hozzájárulásomat bármikor visszavonhatom,
akár egy kattintással.
Hírlevélre feliratkoztatás esetén szintén az adatok megadását követően be kell
linkelni az Adatkezelési Tájékoztatót egy ÜRES checkbox-al, valamint feltüntetni
az alábbi szöveget:
A checkbox pipálásával – az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) 6. cikk (1)
bekezdés a) pontja, továbbá a 7. cikk rendelkezése alapján – hozzájárulok, hogy az
adatkezelő a most megadott személyes adataimat a GDPR, továbbá a saját
adatkezelési tájékoztatójának feltételei szerint kezelje, és hírlevelet küldjön a számomra. Tudomásul veszem, hogy a GDPR 7. cikk (3) bekezdése szerint a
hozzájárulásomat bármikor visszavonhatom, akár egy kattintással.
Egy gombnyomással biztosítani kell a lehetőséget a hozzájárulás visszavonásához
például regisztráció törlése gomb vagy hirlevélről leiratkozás gomb
biztosításával.
Cookie-k (sütik) alkalmazása esetén külön hozzájárulás szükséges a honlap
látogatói részéről, méghozzá egy ÜRES checkbox pipálásával vagy egy OK gomb
lenyomásával. Amennyiben nem járul ehhez hozzá, biztosítani kell egy nem gombot
is! Biztosítani kell azt a lehetőséget is, hogy az Érintett egy későbbi időpontban
vonhassa vissza hozzájárulását például egy profil oldalon stb.
Amennyiben az érintett visszavonta hozzájárulását például vásárlás-, regisztráció vagy jelentkezéssel kapcsolatban, az alábbi üzenettel szükséges értesíteni:
Nyilatkozom, hogy a weboldalon a vásárlás/regisztráció/jelentkezés során megadott
személyes adatainak törlése [dátum, időpont] -kor megtörtént az Általános
adatvédelmi rendelet (GDPR) 17. cikk (1) bekezdése, és a 19. cikke szerint.
Abban az esetben ha hírlevélről iratkozik le, értesíteni kell az alábbi
szövegezéssel:
Nyilatkozom, hogy a weboldalon a hírlevél-küldésre való feliratkozás során
megadott személyes adatainak törlése [dátum, időpont] -kor megtörtént az Általános
adatvédelmi rendelet (GDPR) 17. cikk (1) bekezdése, és a 19. cikke szerint.
Amennyiben webáruházból rendelt és számla is készült a rendelést követően, az
alábbi szöveggel ki kell egészíteni az értesítést az adatainak törlését követően:
Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben rendelt a webáruházunkból, úgy a számvitelről
szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján 8 évig meg kell őriznünk a
számlán szereplő személyes adatait.
Akkor, ha az Érintett például csak az email címének törlését kéri, a törölni
kívánt adat megfelelő megnevezésével készítjük el az értesítő szöveget, így:
Nyilatkozom, hogy az Ön által törölni kért személyes adatainak, úgy mint
valami@valami.hu e-mail cím törlése [dátum, időpont] -kor megtörtént az Általános
adatvédelmi rendelet (GDPR) 17. cikk (1) bekezdése, és a 19. cikke szerint.
Az adott weboldal láblécében közzé kell tenni az Adatkezelési Tájékoztatót oly
módon, hogy a tájékoztatót tartalmazó aloldalra mutasson. A link szövege
Adatkezelés vagy Adatkezelési Tájékoztató. A tájékoztató az aldoldalon közzétehető
szöveges- vagy PDF formátumban is.
Adatkezelések nyilvántartása
A cég az elszámoltathatósági elv értelmében a felelősségébe tartozóan végzett
adatkezelési tevékenységekről nyilvántartást vezet.
A nyilvántartás lehet például:
A céghez álláspályázatot benyújtók személyes adatainak nyilvántartása
A cég munkavállalóival kapcsolatos személyes adatok nyilvántartásai
➢ munkaügyi, személyzeti nyilvántartás
➢ alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos nyilvántartás
➢ személyes használatra kiadott eszközökkel kapcsolatos nyilvántartás
➢ céges e-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos nyilvántartás
➢ céges eszközök (számítógép, laptop, tablet, okostelefon, fényképezőkép,
kamera, GPS, stb .) használatának ellenőrzésével kapcsolatos nyilvántartás
➢ céges internet használatának ellenőrzésével kapcsolatos nyilvántartás
➢ céges telefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos nyilvántartás
➢ munkahelyi ki- és beléptetéssel kapcsolatos nyilvántartás
➢ elektronikus megfigyelőeszköz működtetésével kapcsolatos nyilvántartások
(törlési napló, zárolási napló, megtekintési kérelmek naplója,
másolatkészítések naplója, stb.)
Szerződő partnerek személyes adatainak kezelése
➢ a céggel szerződéses viszonyban álló magánszemélyek személyes adatainak
nyilvántartása
➢ a cég jogi személyekkel kötött szerződéseiben szereplő személyes adatok
nyilvántartása
➢ a cég ügyfélszolgálatának telefonos hangfelvételeinek nyilvántartása
A cég honlapján kezelt személyes adatok nyilvántartása
A cég webáruházával kapcsolatos személyes adatok nyilvántartása
A cég hírlevél szolgáltatáshoz hozzájárulók személyekkel kapcsolatos személyes
adatok nyilvántartása
A cég direkt marketing szolgáltatáshoz hozzájárulók személyekkel kapcsolatos
személyes adatok nyilvántartása
A cég ajándéksorsolás-szervezésével kapcsolatos személyes adatok nyilvántartása
A cég Facebook oldalán kezelt személyes adatok nyilvántartása
Jogi kötelezettségen alapuló személyes adatkezelés nyilvántartásai
➢ adó- és számviteli kötelezettség teljesítése céljából kezelt adatok
nyilvántartása
➢ kifizetői adatkezelés nyilvántartása
➢ pénzmosás elleni kötelezettségek miatti adatkezelés nyilvántartása
Tájékoztatási kötelezettség megtagadási nyilvántartás
Adattovábbítási nyilvántartás
Stb.
A személyes adatok kezelése tekintetében a főbb irányadó jogszabályok a
természetes személyeknek a személyes adatok kezeléséről szóló az Európai Parlament
és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, az információs önrendelkezési jogról és az
információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, a személy- és vagyonvédelmi,
valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII.
törvény, illetve a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény.
Adatok tárolása
A magánszemélyekről rendelkezésre álló, és tárolt adatok az adatkezelő birtokában
van. Az adatkezelő a papír alapú személyes adatokat tartalmazó nyomtatványokat egy
zárható széfben tárolja, továbbá szavatol azért, hogy ezen dokumentumok
illetéktelen személyhez nem kerülhetnek.
Az adatkezelő rendelkezésére álló elektronikus dokumentumok, fájlok, melyek
személyes adatokat tartalmaznak, az adatkezelő számítógépén találhatók. Az
adatkezelő számítógépe védelemmel van ellátva, tehát illetéktelen személy nem
férhet hozzá a személyes adatokhoz.
Egyéb célból történő adatkezelés
Amennyiben a szervezet olyan adatkezelést kíván végezni, amely ebben a
szabályzatban nem szerepel, előzetesen ezen belső szabályzatát kell megfelelően
kiegészíteni, illetve az új adatkezelési célnak megfelelő rész-szabályokat
hozzákapcsolni.
Összefoglaló és értelmező rendelkezések
A gazdasági társaság nyilvános és magáncélú kamerarendszert nem üzemeltet, tehát
nem kell tartalmazza a szabályzat azon rendelkezéseit. Amennyiben a cég a
későbbiekben kamerarendszert szeretne bevezetni, akkor egy módosítással a jelen
adatkezelési és adatvédelmi szabályzatot módosítani kell.
A gazdasági társaság beléptető rendszert nem alkalmaz, tehát nem kell tartalmazza
a szabályzat azon rendelkezéseit. Amennyiben a cég a későbbiekben beléptető
rendszert szeretne használni, akkor egy módosítással a jelen adatkezelési és
adatvédelmi szabályzatot módosítani kell.
A cég honlapot üzemeltet. A holnapon történő adatkezelés a GDPR szerinti teendők a
weboldalon c. bekezdés értelmében szabályosan működik.
A Cég informatikust nem alkalmaz, tehát semmilyen számítógépes alkalmazáson,
programon, vagy tevékenység keretében nem szerezhet semmilyen személyes adatot.
Amennyiben a cég a későbbiekben informatikus szeretne alkalmazni, akkor az ő
munkája miatt a jelen adatkezelési és adatvédelmi szabályzatot kiegészítő
rendelkezéssel kell ellátnia.
A társaság a munkavállalóinak az adatait az annak megfelelő formanyomtatványon
kéri be.
A társaság amennyiben bármilyen gazdasági szereplővel kapcsolatot ápol, akkor a
gazdasági társaság képviselőjének személyes adatait is kezelnie kell. Tőle
engedélyt kell kérjen, és nyilvántartásba kell, hogy vegye jelen szabályzat
értelmező rendelkezési következtében.
A szabályzathoz tartozó egyéb dokumentumok
Az adatvédelmi és adatkezelési szabályzathoz kell kapcsolni és azzal együtt
kezelni azokat a dokumentumokat és szabályozásokat, amelyek például az
adatkezeléshez hozzájáruló írásbeli nyilatkozatot tartalmazzák vagy például
weboldalak esetén a kötelező adatkezelési tájékoztatót írják le.
Az adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok
– AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.)
a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő
védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK
rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).
– 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az
információszabadságról.
– A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről
szóló 1995. évi LXVI. törvény.
– A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet.
– 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások,
valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes
kérdéseiről.
– 2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről.
